仕事を効率化するメール共有システムについて徹底解説!

メール共有システム完全ガイド|メール一元管理ソフト徹底比較

もしあなたが、

  • 専用のメール共有システム(ソフト)の"違い”をあてはまる
  • 仏のメールソフトで、他のメンバーというメールを共有する方法を探している
  • メール対応のトラブルを解消拾う、一層効率化したい
  • 無料で使えるメール共有システムを探している

どれか1つでも当るなら、この記事がお役に立てるはずです。

じりじりメール共有システム(ソフト)について、「導入メリット」や「主要3サービスの比較」などをお伝えしていきます。

 

メール共有システム(ソフト)は?

メール共有システム(ソフト)は、顧客からの問い合せメールなどを複数のメンバーで共有・総括するため、メール対応の抜け漏れ・倍対応などを防ぐツールです。

グループメール、問い合わせ管理システムなどと呼ばれることもあります。

メール対応でこんな悩みありませんか?

ウェブストアでは、お客様から問い合わせのメールがたくさん届きますよね。
特別月曜日など、休日明けには「大量のメールに回答して連日が終わってしまった...」という経験がある方も多いのではないでしょうか?

そんなメール対応業務ですが、単に一つのミスでクレームになったり、お客様が離脱してしまったり、という大きなトラブルにもなります。
よくあるミスは、問い合わせメールの「倍対応」「返信漏れ」「誤送信」などがあります。
また、こうしたミスがなかったとしても、係にメールを転送、口頭で説明、社内チャットで共有、など問い合わせ対応に対するコミュニケーションコストが莫大に発生しています。

「なぜ、こんな単純なミスが起きるのか...」
「本当は、ひときわ営業活動に時間を使いたいのに…」

こうおもう社主やオーナーの方もいると思いますが、ではなぜ問い合わせのメール対応業務でミスが発生したり、生産性が低いのでしょうか?

メール対応でミスが起きる原因は?

その原因は、個人用のメールソフトにあります。
多くのウェブストアでは、今だにOutlook、Thunderbird、Becky、Gmailなどを問い合わせ対応業務に使っています。

問い合わせメールが届いたら、メールを転送し、BCCで共有し、返信し終わったらメールを別のフォルダへ移行する。
これらの処理をメンバー全員がする

また、GmailなどのWebメールであれば一つのアカウントを複数人で共有するので、BCCに入れてメールを共有練り上げる必要はなくなりますが、誰がどの問い合わせメールを対応をしているのかは思い付かないままです。

このように一つの問い合わせメールを処理すると言っても、複数のメンバーが関わるといった対応状況が思い付か為、メールの倍対応や対応漏れなどが起きてしまうのです。

メール共有システムで問い合わせを一言管理

そこで、ウェブストアなど問い合わせメールを複数のメンバーで対応する場合生きるのが、メール共有システム(ソフト)です。

メール共有システムを使えば、誰がどのメールに対応をしているのかがリアルタイムに共有されます。
ひいては、システムがミスを防止したり、対応の質やスピードを引き上げるためのサポートを通してくれたり、って問い合わせのメールを一層効果的に対応できるようになっています。

最近ではウェブストアだけでなく、旅館、士業、ITクラウドサービス、企業向けの営業チームなど、あらゆる業種で使われている。

何とかあなたが、相変わらず個人用のメールソフトとしているなら、やにわにメール共有システムの導入を検討してください。
直ぐ悩みが解決され、生産性がアップするでしょう。

 

メール共有システムを導入した方がいい理由 

では、メール共有システム(ソフト)を使うという、具体的にどんな効果やメリットがあるのでしょうか?
「返信漏れ」の解消「倍対応」の解消「メール対応の生産性」のアップの3つの効果がありますので、順番に説明行う。

 

①ふたたび見逃さない!メールの対応漏れをなくす機能

一つ目は、「メールの対応漏れ」が解消陥ることです。

メール共有システム(ソフト)では、誰がどのメールに対応してどんな状況なのかを共有するだけでなく、ステータス(未対応、対応済み、保留など)を管理するからです。
なので、どの問い合わせが未対応なのか対応済みなのか、が一目瞭然なので、対応が連なることがありません。

実に、導入したウェブストアに話を聞くと、それまで週に数件発生していた対応漏れによるクレームが、早速ゼロ件になった、と言います。
(クレームになっていないだけで、対応漏れによる返信遅れはもう発生していたと言います。)

 

②やっちまった・・・メールの倍対応を回避する機能

次は、「メールの倍対応」が解消陥ることです。

というのも、他のメンバーが返信しようとしていらっしゃるメールを返信しようとするとアラートを出したり、そもそも返信ボタンが押せなくなったり、と倍対応を防止する機能が備わっているからです。

 

③仕事を効率化するためのその他の働ける機能

そして三つ目は、「メール対応の効率化、生産性アップ」です。

問い合わせ対応業務やカスタマーサポートでは、仮に効率化をするかを求められていますよね。
メール共有システム(ソフト)を使えば、メール作成スピードのアップから、社内コミュニケーションの効率化各メンバーごとの生産性のビジュアライズによるマネジメントなど、効率化・生産性アップをサポートしてなくなる。

具体的には、「全員で共有もらえるテンプレート機能」「コメント機能」「対応処理スピードの計測」「承認機能」など様々な機能が効率化を促進していける。

なので、メールの対応漏れや倍対応をぶち壊すのは当たり前で、いかに効率化・生産性を上げてくれるのか?という視点でツールを選ぶといった良いでしょう。

 

メール共有ソフトの人気3社を徹底比較

さて、ここまでメール共有システム(ソフト)は何か、そしてどんな効果・メリットがあるのか、において解説してきました。

ここでは、実にどのメール共有システム(ソフト)が良いのか?というのを徹底比較ていきます。

参考にするときのポイントとしては、どれが良い悪いではなく、どれが自社の目的に合っているか?という視点で選ぶとよいでしょう。

なぜなら、各システムもメールを共有・管理するという基本機能はあり、その上で特徴があるからです。

 

①Re:lation(リレーション)の特徴

それほど、一つ目は「Re:lation(リレーション)」です。

Re:lationは、株式会社インゲージが開発して増えるメール共有・管理システムです。

一番の特徴は、”次世代”のメール共有・管理システムから、メールだけでなく電話・チャット・SNSなどあらゆる問い合わせチャネルに対応やる点です。
これまでのメールや電話といったコミュニケーションだけでなく、様々なコミュニケーションがある今、あらゆるチャネルに対応し、対応履歴を総括できるのは力強いです。

また他にも、Gmailという直感的な使い勝手・デザイン性、ひいては携帯のキャリアメールにも確実に訪ねるなど、恰も次世代のメール共有システム(ソフト)と言えるでしょう。

最後に料金面ですが、数あるメール共有システム(ソフト)の中で、唯一永久無料のフリープランがあるので、特にテスト的に使ってみたい方も良いでしょう。

Re:lation公式HP ⇒ http://ingage.jp/relation/

 

②メールワイズの特徴

次は「メールワイズ」です。
メールワイズは、グループウェアで有名なサイボウズ株式会社が開発して要る。

一番の特徴は、1人500円/月~1500円/月で使える手頃な価格です。
他のメール共有システムに比べると、便利に足りない面もありますが、「どうしても他のメンバーってメールを共有できれば良し」という方にはカワイイ価格です。

また、容量も1人あたり5GBとあるので、メールの件数を気にせずに保存できます。

最後に、サイボウズ社の製品なのでkintoneとしている場合、連携するためCRMとして扱うこともできる点も魅力的です。

メールワイズ公式HP ⇒ https://mailwise.cybozu.com/

 

③ メールディーラーの特徴

三つ目は「メールディーラー」です。
メールディーラーは、株式会社ラクスが開発する老舗のメール共有システムです。

一番の特徴は何と言っても、15年かけて3,000社以上に導入されていらっしゃる実績です。
何よりも実績が大切だ、という方にとっては非常に真実味があるでしょう。

また他にも、通販・ECの受注・在庫管理システムとの連携も豊富なので、それらのシステムとしている企業にとってはエレガントでしょう。

ただ、一方で、メールの保存件数や受信箱数によって追加課金が要するので、気づいたら高い金額になってしまった、に対して気をつけましょう。

メールディーラー公式HP ⇒ https://www.maildealer.jp/

 

メール共有システムの導入で社内を効率化・生産性のアップを

主要3社であれば、基本的なメール共有・管理の機能はあります。
その上で、各社選ばれている理由がありますので、自社の評価基準にそって選択頂くのが良いでしょう。

ただ、チャットやソーシャルメディアがコミュニケーションの主流になってきている今、問合せ対応やカスタマーサポートにも時代にあったツールが必要になってきます。

そういった点で、チラホラ実績でいえば劣るものの、次世代型のメール共有・管理システムと言えるRe:lation(リレーション)を使うのがオススメです。

 

まとめ
● メール共有システムのメリットは「返信漏れ解消」「倍対応の防止」「メール対応の効率化」
● おすすめのメール共有システムは「Re:lation(リレーション)」

 

メールの対応漏れ・二重対応を防止し、社内の業務効率化を目指すならRe:lation(リレーション)

他のメール共有システムにはない唯一の「永久無料プラン」で本格導入前にぜひお試しを!

Re:lation(リレーション)の公式HPはこちら↓↓

http://ingage.jp/relation/

 

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